Danışmanlık ve ajans firmaları için ERP: saat, proje ve karlılık tek yerde nasıl izlenir

Üretim firmasında ERP kararı stok ve reçete etrafında döner. Danışmanlık, ajans, mühendislik bürosu ya da BT hizmeti sunan firmada ise satılan tek şey insanın zamanıdır ve ERP'nin işi o zamanın nereye gittiğini, kaça mal olduğunu ve ne kadarının faturaya dönüştüğünü gösterebilmektir. Bu yüzden sektöre özgü ihtiyaçlar stok değil proje, saat ve sözleşme tipi çevresinde toplanır.

Bu yazı profesyonel hizmetler sektör sayfamızdaki ihtiyaç haritasını karar sürecine çeviriyor. Her bölümde yeteneğin neden önemli olduğunu ve teklif görüşmesinde ne soracağınızı bulacaksınız.

1. Zaman girişi: verinin kaynağı burası

Hizmet firmasında bütün karlılık hesabı zaman girişine dayanır. Giriş zahmetliyse çalışanlar cuma akşamı hafızadan doldurur ve rakamlar güvenilmez olur. ERP'de şunlara bakın:

• Telefondan ve tarayıcıdan, birkaç dakikada giriş.
• Müşteri, proje ve iş kalemi kırılımı.
• Haftalık yönetici onayı ve geri gönderme.
• Faturalanabilir ve faturalanamaz saat ayrımı.
• Geçmişe dönük giriş için kilit tarihi.

Demoda gerçek bir çalışanınıza giriş yaptırın. İki dakikadan uzun süren bir ekran, üç ay sonra boş kalan bir ekrandır.

2. Proje bütçesi ve gerçekleşen

Projeyi satarken bir saat ve maliyet varsayımınız vardır. ERP bu bütçeyi sisteme yazmanıza ve zaman girişleri ile masrafları buna karşı canlı göstermenize izin vermeli. Proje bitince değil, yüzde altmışında taşmayı görmek istersiniz.

Sorulacak noktalar: proje bütçesinin saat ve tutar olarak ayrı tutulması, revize bütçenin eski sürümle birlikte saklanması, iş kalemi bazında sapma raporu.

3. Sözleşme tipi ve faturalama kuralı

Hizmet firmaları genellikle üç modelle çalışır. Sabit fiyatlı işte hakediş dönüm noktalarına bağlanır. Saat bazlı faturalamada fatura, onaylı zaman girişlerinden çıkar. Aylık sabit hizmet bedeli (retainer) modelinde ise belirli bir saat havuzu ya da sabit tutar her ay kesilir. Aynı firma üçünü birlikte yürütebilir.

ERP'nin üç modeli de standart olarak desteklemesi gerekir. Fiyatlama modelinin proje sözleşmesindeki karşılığı için sabit fiyat mı adam gün mü yazımıza bakabilirsiniz. O yazı ERP satın alırken karşı tarafın fiyatlamasını anlatıyor ancak mantık aynıdır.

4. Faturalanabilir saat oranı

Bir danışmanın ayda bin saat çalışmayı hedeflemesi gerekmez. Önemli olan, çalıştığı saatin ne kadarının müşteriye gittiğidir. Bu oran kişi, ekip ve kıdem seviyesi bazında görünmeli, hedefle gerçekleşen yan yana durmalıdır.

Dikkat edilecek nokta, sistemin hedefi kişi bazında ayrı tanımlamaya izin vermesidir. Kıdemli bir ortakla yeni başlayan bir uzmanın hedefi aynı olamaz. Raporlamayı ayrıca bir araca bırakacaksanız yerleşik raporlama mı ayrı iş zekâsı mı yazımızdaki ölçütler de yardımcı olur.

5. Kaynak planlama: kim, hangi projede, ne kadar

Yeni bir iş geldiğinde ilk soru "bunu kim yapabilir ve ne zaman boşalır" olur. ERP'de kişinin yetkinlik etiketleri, mevcut proje yükü ve izin takvimi aynı ekranda görünmeli. Excel'de tutulan kapasite tablosunun ERP'ye taşınmasının asıl kazancı, planlanan saatle girilen saatin karşılaştırılabilmesidir.

6. Masraf yönetimi ve müşteriye yansıtma

Müşteri yerinde yemek, yol ve konaklama masrafı çıkar. Bunların bir kısmı müşteriye yansıtılır, bir kısmı firmanın kendi gideri olarak kalır. Çalışanın telefonla fiş fotoğrafı yükleyip projeye bağlayabilmesi ve yöneticinin yansıtılabilir olarak işaretlemesi sistemde standart olmalı.

Ajanslarda bu başlık daha da genişler. Medya alımı ya da dış yapım gibi kalemler firmanın cirosu gibi görünür ancak müşteri adına yapılan harcamadır. ERP bunları firmanın kendi gelirinden ayrı izleyebiliyor mu diye mutlaka sorun.

7. Tahsilat ve nakit akışı

Hizmet firmasında kâğıt üzerinde karlı görünen proje, tahsil edilmezse nakit sıkıntısı yaratır. Proje bazında kesilen fatura, vadesi, gecikmesi ve ortalama tahsilat süresi aynı proje kartında görünmeli. Muhasebe tarafı tam kapsamlı bir ERP gerektirip gerektirmediğini muhasebe programı mı tam ERP mi yazımızla değerlendirebilirsiniz.

8. CRM ve teklif bağı

Satış hattında hangi tekliflerin hangi olasılıkla kapanacağı, kaynak planlamasına girdi olmalı. Teklif kazanıldığında proje kartının, bütçenin ve sözleşmenin tekrar girilmeden açılması, hem hata hem zaman kaybı açısından en somut kazanımlardan biridir.

Hangi tür çözümler öne çıkar

Sektör sayfamızdaki eşleşmelere göre bulut tabanlı ve proje modülü güçlü çözümler bu profile yakın durur. Birasyo, Odoo ve Microsoft Dynamics 365 Business Central küçük ve orta ölçekte, Oracle NetSuite ise çok ülkeli ve büyük yapılarda sıkça değerlendirilir. Birasyo bu platformda kullanıcının kendi ürünüdür ve diğerleriyle aynı ölçütlerle değerlendirilmelidir. Hiçbirinin ihtiyacınıza otomatik uyduğunu varsaymayın, çünkü zaman girişi kullanılabilirliği ve sözleşme tipi desteği sürümden sürüme ve uygulayıcıdan uygulayıcıya değişir. Yerli ve global ayrımı için yerli ve global ERP karşılaştırmamıza göz atın.

Teklif görüşmesinde sorulacak sorular

• Mobil zaman girişi çevrimdışı çalışıyor mu?
• Sabit fiyat, saat bazlı ve aylık hizmet bedeli modelleri standart mı, yoksa özelleştirme mi gerekiyor?
• Proje bütçesi revize edildiğinde eski bütçe saklanıyor mu?
• Faturalanabilir saat oranı kişi bazında farklı hedefle izlenebiliyor mu?
• Müşteriye yansıtılan masraf ile firmanın kendi gideri ayrı raporlanıyor mu?
• Proje karlılığı raporu zaman, masraf ve dış tedarikçi maliyetini birlikte topluyor mu?
• Kullanıcı sayısı yerine hangi rol için lisans ücretlendirmesi yapılıyor?

Cevapları kendi verinizle görmek için demo değerlendirme rehberimizdeki yöntemi uygulayın. Kendi proje ve sözleşme modelinizi girip karlılık raporunu üretmelerini isteyin.

Hangi çözümlerin firmanızın büyüklüğüne ve çalışma biçimine yakın olduğunu görmek için keşif sayfamızdan profilinizi girebilir ya da uygun ERP bulma aracını deneyebilirsiniz. Karar sürecinde bağımsız bir görüş isterseniz demo sayfamızdan uzmanımızla görüşme planlayabilirsiniz.