ERP'de ana veri yönetimi: stok ve cari kart rehberi

Canlıya geçişten sonraki ilk ay, ERP projelerinde yazılımdan çok veriyle ilgili şikâyetlerin geldiği dönemdir. Aynı müşteri üç farklı yazımla açılmıştır, aynı ürün iki stok kodunda durmaktadır, bir kalemin birimi satışta adet, satın almada koli girilmiştir. Rapor yanlış çıkar, kimse raporu suçlamak istemez, bir süre sonra herkes Excel'e döner. Sorun çoğunlukla ERP'nin kendisinde değil, içine girilen ana verinin disiplininde yatar.

Ana veri (master data), işlemlerin üzerine oturduğu görece durağan kayıtlardır: stok kartı, cari kart, ürün ağacı, depo ve lokasyon tanımları, hesap planı, birim ve para birimi tabloları. Fatura, sipariş ve irsaliye gibi hareketler bu kayıtlara bağlanır. Kart bozuksa üzerine kurulan her hareket bozuk olur. Bu rehber, ERP seçimi ve kurulumu sırasında ana veriyi nasıl düşünmeniz gerektiğini anlatıyor.

Ana veri, işlem verisinden neden farklı yönetilir

İşlem verisi her gün yüzlerce kez oluşur ve hatası çoğunlukla tek bir belgeyle sınırlı kalır. Ana veri ise bir kez açılır, yıllarca kullanılır ve her işlemde tekrar tekrar okunur. Yanlış açılmış bir stok kartı, o kartı kullanan tüm satış, satın alma ve sayım kayıtlarına bulaşır.

Bu yüzden iki farkı baştan kabul etmek gerekir:

• Ana veriyi açma yetkisi geniş olmamalı. Her satış temsilcisinin cari açabildiği bir yapıda mükerrer kayıt kaçınılmazdır.
• Ana veri bir BT konusu değil, iş konusudur. Stok kartının doğru olup olmadığını depo ve satın alma bilir, cari kartın doğru olup olmadığını finans bilir.

Önce sahipliği belirleyin

Her ana veri türü için bir sahip yazın. Sahip, kaydın doğru açılmasından, güncellenmesinden ve pasife alınmasından sorumlu kişi ya da ekiptir. Tipik bir dağılım şöyle olabilir:

Bu tablo bir örnektir; yapınıza göre sahip değişebilir. Önemli olan, "bu kartı kim açar, kim onaylar" sorusunun yazılı cevabının olmasıdır.

Cari kart: tekrarı önlemenin en ucuz yolu

Cari kartta mükerrerliğin en güvenilir kontrolü vergi kimlik numarasıdır. Tüzel kişilerde vergi kimlik numarası 10 haneli, gerçek kişilerde T.C. kimlik numarası 11 hanelidir. ERP'nizde bu alan zorunlu ve tekil (aynı değer ikinci kez girilemeyen) olarak ayarlanabiliyorsa mükerrer kartların büyük kısmı daha açılırken engellenir. Demoda bunu denetlemek tek dakikanızı alır: aynı vergi numarasıyla ikinci bir cari açmayı deneyin.

Diğer pratikler:

• Unvanı tek bir biçimde yazın. Kısaltma kuralınız olsun ("Ltd. Şti." mi, "Limited Şirketi" mi) ve herkes aynısını kullansın.
• Şube, sevk adresi ve fatura adresini ayrı alanlarda tutun; her şube için yeni cari açmayın.
• Müşteri ile tedarikçi aynı firmaysa tek kart ve çift rol tercih edilmeli mi, yoksa iki ayrı kart mı, bunu ERP'nin yapısına göre karara bağlayın. Ürünler bu konuda farklı yaklaşır; teklif aşamasında sorun.
• E-fatura mükellefi olup olmadığı ve etiket (alias) bilgisi kartta güncel kalmalı. Bu bilgi için entegratörünüzün sunduğu sorgulama hizmetini kullanabilirsiniz; e-belge yerlesik modül mü, özel entegratör mü yazısında iki modelin farkını ele aldık.

Stok kartı: kodlama mantığı ve açıklayıcı olmayan kod

Stok kodlamasında iki okul vardır. Birincisi anlamlı (akıllı) kodlardır: kodun belli bölümleri grubu, ölçüyü, rengi ya da tedarikçiyi ifade eder. İkincisi anlamsız sıra numarasıdır; anlam sınıflandırma alanlarında taşınır.

Anlamlı kodlar ilk bakışta pratik görünür. Sorun şudur: ürün özellikleri değiştiğinde ya da yeni bir grup eklendiğinde kod şeması yetmemeye başlar ve istisnalar çoğalır. Birçok danışman bu yüzden kodu kısa ve sıralı tutmayı, grup, alt grup, marka, ölçü gibi bilgileri ayrı sınıflandırma alanlarında saklamayı önerir. Her iki yaklaşımın da savunulabilir olduğunu belirtmek gerek; kritik olan seçtiğiniz şemanın yazılı olması ve herkesin aynı kuralı uygulamasıdır.

Stok kartında sonradan en çok pahalıya patlayan alanlar şunlardır:

1. Ana birim ve dönüşüm birimleri. Satın almada koli, depoda palet, satışta adet kullanılıyorsa dönüşüm katsayıları baştan doğru girilmeli. E-belge tarafında birim için uluslararası kod listesi kullanılır; ERP'nizin birimleri bu listeyle nasıl eşleştirdiğini entegratörünüzle netleştirin.
2. Barkod. Kendi barkodunuzu mu üretiyorsunuz, tedarikçinin GS1 barkodunu mu kullanıyorsunuz? Bir kartta birden fazla barkod tutulabilmeli.
3. Takip yöntemi. Parti, seri numarası ya da son kullanma tarihi takibi sonradan açılmak istendiğinde mevcut stok hareketleri yüzünden çoğu üründe sorun çıkar. İhtiyaç varsa kart ilk açılırken tanımlayın.
4. Muhasebe ve vergi sınıfı. KDV oranı ve muhasebe kodunun kartta mı yoksa stok grubunda mı tanımlandığı, oran değiştiğinde kaç kartı güncelleyeceğinizi belirler.
5. Değerleme. Stok değerleme yönteminin kart ya da şirket düzeyinde seçilmesi ürüne göre değişir; ayrıntı için stok değerleme yöntemi yazımıza bakabilirsiniz.

Eski sistemden veri taşırken temizlik

Çoğu işletme ana veriyi eski programdan olduğu gibi taşımak ister, çünkü bu hızlı görünür. Gerçekte eski sistemin tüm bozuk kayıtlarını yeni sisteme de taşımak demektir. Taşımadan önce şu üç filtreyi uygulayın:

• Son iki ya da üç yıl içinde hareket görmemiş stok ve cari kartları ayıklayın. Sürenizi kendi iş döngünüze göre belirleyin; mevsimsel ürünlerde daha uzun tutmanız gerekebilir.
• Mükerrer kayıtları birleştirin; birleştirme kararını kart sahibi versin.
• Zorunlu alanları dolu hale getirin: vergi numarası, birim, grup, KDV sınıfı.

Taşıma ve doğrulama adımlarının tamamı ERP veri taşıma rehberinde ayrıca anlatılıyor. Kabul aşamasında ana veri kalitesini de test senaryosuna ekleyin; UAT rehberi bunun için bir çerçeve sunuyor.

ERP seçerken ana veri yeteneklerini sorgulayın

Ana veri disiplini kişilerin iradesine bırakılacak bir şey değildir; yazılımın bunu destekleyip desteklemediği de seçim kriteridir. Teklif ve demo sırasında şu soruları sorun:

• Cari ve stok kartı açarken tekrar kontrolü (vergi numarası, barkod, kod) sistem tarafından yapılıyor mu?
• Yeni kart açma için onay akışı tanımlanabiliyor mu, yoksa herkes doğrudan açıyor mu?
• Kartta yapılan değişikliklerin kim, ne zaman, neyi değiştirdi şeklinde kaydı tutuluyor mu?
• Toplu güncelleme ve toplu aktarım için hazır araç var mı, yoksa her seferinde yazılım firmasından hizmet mi isteniyor?
• Kullanılmayan kartları pasife alma ve raporlardan gizleme destekleniyor mu?
• Kart yetkisi rol bazında ayrılabiliyor mu? Bu konu yetkilendirme ve görevler ayrılığı rehberiyle doğrudan bağlantılı.

Bu yeteneklerin kapsamı ürün ve sürüme göre değişir. Rakam ya da özellik iddiası için yazılım firmasından yazılı cevap isteyin. Ürünleri bu kriterler üzerinden yan yana görmek isterseniz Logo Tiger 3 Enterprise, Microsoft Dynamics 365 Business Central ve Odoo Enterprise sayfalarındaki bilgileri başlangıç noktası olarak kullanabilir, bu soruları demo oturumunda üreticiye yöneltebilirsiniz.

Ana veri yönetimi sürekli bir iştir

Canlıya geçişte temiz başlamak yetmez. Üç ay sonra yeni çalışanlar, yeni ürünler ve acele siparişler yüzünden kalite düşmeye başlar. Düzenli bir bakım rutini kurun:

• Ayda bir mükerrer cari ve stok raporu çalıştırın.
• Üç ayda bir hareketsiz kartları gözden geçirin.
• Zorunlu alanı boş kartları listeleyen bir kontrol raporu tanımlayın.
• Ana veri kuralı ihlalini kişi bazlı değil süreç bazlı ele alın; kural yetersizse kuralı düzeltin.

Canlıya geçiş sonrası ilk haftalardaki izleme için ERP go-live sonrası ilk 90 gün yazısındaki kontrol listesi de işinize yarar. İşletmenizin hacmine uygun bir ERP seçimi için keşif sayfasından ihtiyaçlarınızı anlatabilir veya uygun ERP bul aracını deneyebilirsiniz.