ERP referans görüşmesi nasıl yapılır: sorular ve uyarı işaretleri

Satıcı demosu iyi geçti, teklif makul, ekip sempatik. Karar toplantısından bir hafta önce biri sorar: bu ürünü kullanan başka firma var mı, onlarla konuştunuz mu? Çoğu işletmede cevap, satıcının verdiği üç telefon numarasını arayıp "memnun musunuz" diye sormakla sınırlı kalır. Memnun olmayan referans listeye girmediği için cevap da hep aynı çıkar.

Referans görüşmesi, ERP seçiminde en ucuz ve en az kullanılan doğrulama aracıdır. Doğru kişiyle, doğru sorularla yapıldığında demoda göremeyeceğiniz şeyleri gösterir: projenin gerçekte ne kadar sürdüğünü, canlıya geçişten sonra neyin bozulduğunu, destek ekibinin gece yarısı telefona çıkıp çıkmadığını.

Satıcının verdiği referans listesi neden yetmez

Liste satıcının elinde hazır tutulur. İçinde projesi sorunsuz bitmiş, ilişkisi iyi, satıcıya karşı borçlu hisseden firmalar vardır. Bu firmaların yalan söylediği anlamına gelmez, yalnızca seçilmiş bir örneklem olduğu anlamına gelir. Üstelik bazı referanslar yıllar önce kurulmuş bir eski sürümü anlatır, siz ise bugünkü sürümü ve bugünkü ekibi alacaksınız.

Bu yüzden referans arayışı iki yoldan yürür:

• Satıcının verdiği referanslar. Mutlaka arayın ama tek kaynağınız yapmayın.
• Kendi bulduğunuz referanslar. Sektör dernekleri, meslek odası grupları, tedarikçi ve müşterileriniz, LinkedIn'de aynı ürünü kullandığını yazan firmalar. Satıcıya haber verme zorunluluğunuz yok.

Kendi bulduğunuz tek bir görüşme, listeden gelen üç görüşmeden çoğu zaman daha fazla şey öğretir.

Doğru referansı seçmek

Her referans sizin için aynı değerde değildir. Şu ölçütlere bakın:

1. Benzer büyüklükte mi? Elli kişilik firmayla beş yüz kişilik grubun ERP deneyimi birbirinden çok farklıdır.
2. Benzer iş modeli var mı? Üretim yapıyorsanız ticaret firması referansı size az şey söyler. Üretim sektörü sayfamızdan ya da perakende sayfamızdan kendi sektörünüzün tipik ihtiyaçlarını görebilirsiniz.
3. Aynı ürün, aynı sürüm ve aynı kurulum modeli mi? Bulut sürümü kullanan firmayla yerinde kurulum yapan firmanın sorunları ayrışır.
4. Canlıya geçeli en az bir mali dönem geçmiş mi? İlk altı ay herkes mutludur. Yıl sonu kapanışını, bir güncellemeyi ve bir personel değişikliğini atlatmış firma daha güvenilir bilgi verir.
5. Aynı uygulama ortağıyla mı çalışmış? Çoğu üründe sorunun kaynağı yazılım değil, kurulumu yapan ekiptir. Sizin çalışacağınız ortakla yapılmış projeyi isteyin.

Mümkünse ikisini birden arayın: projeyi yöneten kişi ve günlük kullanan kişi. Genel müdür "çok memnunuz" der, muhasebe müdürü "ay kapanışı hâlâ iki gün sürüyor" der. İkisi de doğrudur ve ikisini de bilmeniz gerekir.

Görüşmeye hazırlık

Görüşmeyi sohbet olarak bırakmayın. Önce kendi gereksinim listenizden en kritik beş altı maddeyi seçin. İhtiyaç analizi rehberimizdeki yöntem burada işe yarar. Sonra karşı firmaya yirmi dakika ayırıp ayıramayacağını sorun. Kısa, net bir talep genellikle kabul görür.

Görüşme sırasında not alın ve her referans için aynı soru listesini kullanın. Aksi halde üç görüşmenin sonunda elinizde karşılaştırılabilir bir şey kalmaz. Notları tedarikçi puanlama matrisine taşırsanız referans bilgisi karara sayısal olarak girer.

Sorulacak sorular

Proje süreci

• Başlangıçta söylenen süre ve bütçe ile gerçekleşen arasındaki fark neydi?
• Kapsam en çok nerede değişti, değişiklik talebi ek maliyet çıkardı mı?
• Veri taşıma sırasında ne tür sorunlar yaşadınız?
• Sizin tarafınızdan kaç kişi, haftanın ne kadarını projeye ayırdı?
• Canlıya geçiş planlanan tarihte mi oldu?

Canlıya geçişten sonra

• İlk üç ayda en çok hangi konuda destek istediniz?
• Destek talebine ilk dönüş ve çözüm süresi pratikte nasıl?
• Satıcı ya da ortak değişen ekibi nedeniyle bilgi kaybı yaşattı mı?
• Yeni sürüme geçişte uyarlamalarınız bozuldu mu?
• Yasal değişikliklerde (e-belge, beyanname formatları) güncelleme ne kadar hızlı geldi?

Ürünün kendisi

• Satış sürecinde vaat edilip sonradan eklenti ya da özel yazılım gerektiren özellik oldu mu?
• Hangi raporu hâlâ Excel'de hazırlıyorsunuz?
• Kullanıcılar sisteme nasıl alıştı, direnen bölüm hangisi oldu?
• Lisans ve bakım bedeli ilk tekliften sonra nasıl değişti?

Karar sorusu

• Bugün sıfırdan seçseniz aynı ürünü ve aynı ortağı seçer miydiniz?
• Neyi farklı yapardınız?

Son iki soru en değerli cevabı verir. İnsanlar "memnunuz" demekten kolay vazgeçmez ama "aynı ortakla çalışmazdım" cümlesini kurduğunda siz zaten asıl bilgiyi almışsınız demektir.

Cevapları nasıl yorumlamalı

Her övgü aynı ağırlıkta değildir. Somut cevap ("kapanış süremiz altı günden üç güne indi") genel cevaptan ("çok iyi bir ürün") daha değerlidir. Cevabın arkasında örnek, olay ya da ölçüm yoksa onu düşük güvenle not edin.

Tek bir şikâyet kesin bir eleme sebebi değildir. Yine de farklı referansların aynı noktada şikâyet etmesi örüntüdür. Üç firmadan ikisi destek gecikmesinden söz ediyorsa, bunu teklif görüşmesinde doğrudan satıcıya götürün ve yazılı hizmet seviyesi taahhüdü isteyin. Bu taahhüdü sözleşme kontrol listesindeki maddelerle birlikte değerlendirin.

Referansın kendi çıkarını da düşünün. Bazı firmalar satıcıdan indirim almış, bazıları ürünün ortak tanıtım çalışmalarında yer almış olabilir. Bunu sormak ayıp değildir. "Bu referans verme karşılığında bir koşul var mıydı" sorusu çoğu zaman rahatça cevaplanır.

Görüşme notlarını tek tabloda toplayın

Üç dört görüşmenin sonunda hafızaya güvenmeyin. Her referans için aynı başlıklarla kısa bir tablo tutun. Aşağıdaki iskelet kendi ihtiyacınıza göre genişletilebilir.

Boş hücre de bilgidir. Bir soruyu hiçbir referansa soramadıysanız ikinci tur görüşme planlayın.

Görüşmede dikkat edilecek uyarı işaretleri

Bazı cevaplar tek başına karar değiştirmez ama ek soru gerektirir:

• Soruyu geçiştirip konuyu değiştirmek. Özellikle süre ve maliyet sapmasında.
• Cevabı satıcı temsilcisinin hazır olduğu bir görüşmede vermek. Referansı satıcının dinlediği bir toplantıda değil, baş başa konuşun.
• "Henüz tam kullanmıyoruz" gibi canlıya geçişin hâlâ bitmediğini düşündüren ifadeler.
• Ürünün temel işini sıralayamamak. Satış, stok ve muhasebe akışını kendi kelimeleriyle anlatamayan referans, sistemi çok az kullanıyor olabilir.
• Aynı satıcıya bağlı üçüncü bir ürünle ilgili dolaylı memnuniyetsizlik. Ek modül almayı düşünüyorsanız bunu ayrıca sorun.

Görüşme bittiğinde teşekkür edip bir kapı açık bırakın. Canlıya geçtikten sonra aynı kişiye sorunuzu tekrar sorabilirsiniz, referans ilişkisi iki yönlü işleyen bir ağdır.

Ürün ve ortak ayrımını yapmak

Referanslarda en sık yapılan hata, ortak hakkındaki memnuniyetsizliği ürüne, ürün hakkındaki memnuniyetsizliği ortağa yüklemektir. Aynı ürünü iki ayrı ortakla kullanan firmaların deneyimi birbirinden çok farklı olabilir. Bunu SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo Enterprise ya da Logo Tiger 3 Enterprise gibi ortak ağıyla satılan ürünlerde özellikle akılda tutun. Referans görüşmesinde ürünle ilgili yargıyı ve ortakla ilgili yargıyı ayrı ayrı sorun, notlarınızda da ayrı tutun.

İki ürün arasında kalıyorsanız referans notlarını yan yana koymak, demo izlenimlerinden daha sağlam bir karşılaştırma verir. Genel çerçeve için karşılaştırma araçlarımıza göz atabilirsiniz.

Referans görüşmesinden önce ve sonra demo

Referans görüşmesi demoyla çelişen bir bilgi verirse demoya geri dönün. Referansın "şu rapor çalışmıyor" dediği yeri satıcıya canlı olarak gösterttirin. Demo değerlendirme rehberimizdeki yöntemle kendi verinizle senaryo isteyin. Böylece iki kaynak birbirini doğrular.

Kendi referansınızı bulamıyorsanız

Ürün yeni ya da niş ise ya da sektörünüzde kullanıcı bulmak zorsa, bu da başlı başına bir bilgidir. Yine de çözümler vardır. Satıcıdan, seçilmemiş bir müşteri listesinden kendiniz rastgele üç firma seçmeyi isteyebilirsiniz. Kullanıcı topluluklarına ve sektör gruplarına soru bırakabilirsiniz. Yeterince referans bulunamıyorsa pilot bir modülle başlamak ve geniş kapsamlı sözleşmeyi pilot sonrasına bırakmak makul bir koruma yoludur.

Hangi ürünlerin sizin sektörünüzde ve büyüklüğünüzde yaygın kullanıldığını görmek için keşif sayfamızdan firma profilinizi girebilir ya da uygun ERP bulma aracını deneyebilirsiniz. Referans listesi çıkarırken desteğe ihtiyaç duyarsanız bağımsız bir uzmanla görüşmek için demo talebi bırakabilirsiniz.