Çok şirketli yapıda ERP: tek kurulum mu, her şirkete ayrı mı

İki şirketi olan bir aile işletmesi de, on dört şirketli bir grup da ERP projesinin ortasında aynı soruyla karşılaşır. Hepsini tek kurulumda mı yöneteceğiz, yoksa her şirkete ayrı bir ERP kurulumu mu yapacağız? Demoda bu soru nadiren sorulur çünkü satıcı tek şirketle gösterim yapar. Sorun, canlıya geçtikten sonra şirketler arası fatura, konsolide rapor ya da ortak stok kartı istendiğinde ortaya çıkar.

Bu yazı iki yaklaşımı tarafsız biçimde karşılaştırıyor. Hangisinin daha iyi olduğunu söylemiyoruz. Hangi yapıda hangisinin daha az pişmanlık getirdiğini gösteriyoruz.

Önce iki modeli netleştirelim

• Tek kurulumda çok şirket: Tek yazılım ve genellikle tek veritabanı vardır. Her tüzel kişi, sistem içinde ayrı bir şirket ya da mali birim olarak tanımlanır. Kullanıcılar tek oturumla birden fazla şirkete geçebilir.
• Her şirkete ayrı kurulum: Her şirketin kendi veritabanı, kendi ayarları ve çoğu zaman kendi lisansı vardır. Şirketler arası veri akışı entegrasyonla ya da dosya aktarımıyla sağlanır.

Aradaki üçüncü bir yol da var. Ortak bir ana veri merkezi kurup işlemleri şirket bazlı kurulumlarda tutmak. Büyük gruplarda sık görülür ama proje yükünü ciddi biçimde artırır.

Tek kurulumun güçlü yanları

Şirketler arası işlemler en çok burada kazanır. Bir şirketin diğerine kestiği faturanın karşı tarafta alış faturası olarak oluşması, eşleştirme ve mutabakat işini azaltır. Ortak cari, stok ve personel kartları tek yerde tutulduğunda kodlama farkı da küçülür. Ana veri disiplini için ana veri yönetimi rehberimize bakabilirsiniz.

Konsolide raporlama da daha kolaydır. Grup yönetimi, her ay on şirketin Excel dosyasını toplamak yerine aynı sistemden bakiye ve bilanço çıkarabilir. Yönetilecek tek sürüm, tek yedekleme ve tek güvenlik ayarı da BT tarafında yükü azaltır.

Tek kurulumun zayıf yanları

Her şirket aynı sürümde ve aynı takvimde olmak zorunda kalır. Bir şirketin dönem sonu kapanışı, diğerinin yoğun sezonuna denk gelebilir ve sürüm yükseltmesi için hepsinden uygun bir pencere bulmak gerekir.

Yetki tarafı da zorlaşır. Aynı veritabanında duran şirketlerin birbirinin verisini görmemesi gerekiyorsa, rol ve şirket bazlı yetkilerin sağlam kurulduğundan emin olmalısınız. Yetkilendirme ve görevler ayrılığı rehberimiz burada işe yarar.

Satış, ortaklık yapısı ya da bölünme gibi bir olayda bir şirketi gruptan ayırmak da ayrı bir veri çıkarma projesine dönüşebilir.

Ayrı kurulumun güçlü yanları

Şirketler birbirinden gerçekten bağımsızsa, yani farklı sektörde, farklı yönetimle çalışıyor ve ortak müşteri ya da stok paylaşmıyorsa, ayrı kurulum daha temiz bir sınır çizer. Her şirket kendi hızında yükseltme yapar, kendi uyarlamalarını taşır ve bir şirketteki hata diğerlerini etkilemez.

Farklı sektörler farklı ürün gerektirebilir. İmalat yapan şirket için güçlü bir üretim ERP'si, hizmet şirketi içinse daha hafif bir çözüm düşünülebilir. Bu esneklik tek kurulumda sınırlıdır.

Ayrı kurulumun zayıf yanları

Şirketler arası işlem sayısı arttıkça maliyet de artar. Her fatura için iki sistemde iki ayrı kayıt, ay sonunda mutabakat ve konsolidasyon için ayrı bir hazırlık gerekir. Entegrasyon bakımını kimin yapacağı sözleşmede yazmıyorsa, bu iş sessizce muhasebe ekibinin Excel'ine kayar. Entegrasyon konusundaki daha geniş tartışma için tek platform mu ayrı sistemler mi yazımıza bakın.

Lisans ve bakım da çoğalır. Her şirket için ayrı sözleşme, ayrı eğitim ve ayrı yedekleme planı demektir. Hesap tablosunu yaparken TCO ve gizli kalemler yazımızdaki kalemleri her şirket için ayrı doldurun.

Hangi işletme profilinde hangisi daha sık çalışıyor

Aynı sektörde birkaç şirketi olan, ortak yönetim ve ortak muhasebe ekibiyle çalışan gruplarda tek kurulum genellikle daha az sürtünme çıkarır. Örnek olarak üretim yapan bir şirketle onun satışını yapan ticaret şirketini düşünün. Biri üretip diğerine faturalıyorsa iki ayrı sistem arasında her sevkiyatı elle eşleştirmek hızla yük olur.

Birbirinden bağımsız çalışan, farklı sektörlerde yer alan ve yalnızca sahipleri ortak olan şirketlerde ise ayrı kurulum daha mantıklı olabilir. Burada ortak ihtiyaç genellikle yönetim raporuyla sınırlıdır ve bunu ayrı bir raporlama katmanıyla karşılamak mümkündür. Bu seçenek için yerleşik raporlama mı ayrı iş zekası mı yazımız yol gösterir.

Orta yol: ortak ana veri, ayrı işlem

Bazı gruplar ürün, cari ve hesap planını merkezde tutup şirket bazlı kurulumları buna bağlıyor. Bu model, bağımsız yükseltme ve ayrı sınır isteyen ama tutarsız kodlamadan yorulan gruplara hitap eder. Karşılığında bir ana veri sahibi, bir senkronizasyon altyapısı ve bunu izleyecek kişi gerekir. Bu rol tanımlanmadan kurulan orta yol, iki yaklaşımın zayıf yanlarını birleştirme riski taşır.

Hangi yolu seçerseniz seçin, kararı reddedilebilir kılan şey ölçülebilir bir eşiktir. Örneğin ay sonu mutabakatı üç iş gününü aşarsa ortak yapıya geçmek gibi.

Karar tablosu

Tabloyu kendi şirketlerinizle doldurun. Çoğunluk bir tarafa kayıyorsa karar da genelde oraya kayıyordur. Eşit çıkarsa ana veri ve şirketler arası işlem sayısı belirleyici olur.

Ürünlerde çok şirket desteğine nasıl bakılır

Çok şirket desteği ürünler arasında farklı derinlikte sunulur. Bazı ürünlerde şirket tanımı hafif bir ayrımdan ibarettir, bazılarında şirketler arası otomatik kayıt ve konsolidasyon hazır gelir. Satıcının sunum dilini değil, demo ortamında göreceğiniz davranışı esas alın. Örneğin SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite ve Odoo gibi ürünlerin çok şirket yapısı birbirinden farklıdır. Yerli ürünlerde de durum değişir, Logo Tiger 3 Enterprise gibi seçenekleri de aynı sorularla sınayın. Yerli ve yabancı tercihinin genel çerçevesi için yerli ve global ERP karşılaştırmasına göz atabilirsiniz. Çok şirketli yapılar için hazırlanan holding sektörü sayfası de ürün listesi sunuyor.

Her tüzel kişinin kendi vergi kimlik numarası, e-belge kaydı ve mali dönemi olduğunu unutmayın. Aynı kurulumda çalışsalar bile her şirket için belge serileri, e-fatura ayarları ve defter kayıtları ayrı yönetilir.

Teklif görüşmesinde sorulacak sorular

• Kaç şirketi tek kurulumda çalıştırabiliyorum, lisans bunu nasıl fiyatlıyor?
• Şirketler arası faturada karşı şirketin kaydı otomatik mi oluşuyor?
• Konsolide bilanço ve gelir tablosu hazır raporla mı çıkıyor, uyarlama mı gerekiyor?
• Bir şirketi gruptan ayırmam gerekirse verisini nasıl çıkarırım?
• Şirket bazlı yetki ve veri ayrımını demoda gösterebilir misiniz?
• Yeni bir şirket eklemenin süresi ve maliyeti nedir?

Karar vermeden önce yapılacaklar

1. Şirketler arası işlem listesini çıkarın. Son altı ayda hangi şirket hangisine ne kadar fatura kesti, ortak stok ya da cari var mı sayın.
2. Yönetimin hangi konsolide rapora ihtiyaç duyduğunu yazın. Gerçekten kullanılan raporları ayırın.
3. Gelecek iki yıl için ortaklık değişikliği, yeni şirket kuruluşu ya da satış planlarını sorun.
4. İhtiyaç analizi rehberimizdeki yöntemle gereksinimleri her şirket için ayrı çıkarıp ortak ve ayrık olanları işaretleyin.

Kendi yapınız için hangi modelin uyduğundan emin değilseniz keşif sayfamızdan şirket yapınızı anlatabilir ya da uygun ERP bulma aracını deneyebilirsiniz. Bağımsız bir uzmanla konuşmak isterseniz demo talebi bırakabilirsiniz.