ERP içinde İK ve bordro mu, ayrı bordro yazılımı mı: aktarım, maliyet ve yetki

Ay sonu geldiğinde muhasebe müdürü iki ekranı yan yana açıyor. Birinde bordro programının brüt-net dökümü, diğerinde ERP'nin yevmiye defteri var. Maaş tahakkuku elle ya da dosya aktarımıyla ERP'ye giriyor, tutarlar tutmayınca da saat kaybediliyor. ERP seçerken bu yüzden şu soru çıkar. İnsan kaynakları ve bordro ERP'nin içindeki modülle mi yürütülmeli, yoksa ayrı bir bordro yazılımıyla mı?

Kısa cevap firmanın büyüklüğüne, çalışma düzenine ve bordroyu kimin hazırladığına bağlı. Aşağıda iki yolu yan yana koyuyoruz.

İki yaklaşım tam olarak ne demek

ERP içindeki İK ve bordro modülü. Personel kartı, puantaj, izin, bordro hesabı ve muhasebe fişi aynı veritabanında yaşar. Maaş tahakkuku tek tuşla yevmiyeye düşer, masraf merkezi dağılımı ERP'nin kendi kurallarıyla gelir.

Ayrı bordro yazılımı. Bordro hesabı, SGK ve vergi bildirim çıktıları, çalışan özlük dosyası ayrı bir üründe tutulur. ERP ile aralarında bir aktarım vardır. Bu aktarım dosya (Excel, metin) ya da hazır bir bağlayıcı olabilir. Bordroyu mali müşavirlik firması hazırlıyorsa çoğu zaman bu yol zaten fiilen kurulmuştur.

Bir üçüncü yol da var. Bordro ayrı kalır, ERP'de yalnızca personel ana kaydı ve masraf dağılımı tutulur. Orta ölçekli firmalarda en sık bu karma düzenle karşılaşılır.

Yan yana karşılaştırma

Tablodaki "genellikle" ve "değişir" ifadeleri bilerek orada. Bu alanda marka marka fark büyük. Logo, Mikro, Uyumsoft gibi yerli ürünlerin bordro modülleri ile SAP Business One, Dynamics 365 Business Central ve Odoo'nun yerel bordro desteği aynı derinlikte değil. Bunu ürün sayfasından değil, kendi bordronuzu girerek anlarsınız.

ERP içindeki modülün işine yaradığı durumlar

• Çalışan sayısı az, çalışma düzeni sade. Tek işyeri, aylık maaş, standart izin kuralları.
• Maliyet analizi önemli. Üretimde işçilik maliyetini iş emrine, hizmet firmasında personel maliyetini projeye bağlamak istiyorsunuz. Bunu ERP içinde yapmak aktarım dosyasından çok daha az emek ister.
• Bordroyu firma içinde bir kişi hazırlıyor ve ERP'yi zaten o kullanıyor.
• Ay sonu kapanışının hızı öncelik. Tahakkuk fişinin elle girilmesi, kapanışın en sık gecikme sebeplerinden biridir.

Bu durumda ana veri yönetimi rehberimizdeki mantık personel kartı için de geçerli. Personel, cari ve masraf merkezi kodlarını baştan tek düzene bağlamak sonraki raporları kolaylaştırır.

Ayrı bordro yazılımının daha uygun olduğu durumlar

• Çok sayıda işyeri, vardiya, saatlik çalışma, prim ve teşvik çeşitliliği var. Bordro mantığı karmaşıklaştıkça uzmanlaşmış ürünün avantajı büyür.
• Bordroyu mali müşavirlik firması ya da dış hizmet sağlayıcı hazırlıyor. Bu firma kendi yazılımıyla çalışır, sizin ERP'nize girmesi hem zor hem risklidir.
• ERP seçimi yapılırken bordro modülü olgun değil. Kısa listedeki ürünün İK tarafı zayıfsa, ERP'den vazgeçmek yerine bordroyu ayırmak mantıklıdır.
• Çalışanların kendi izin, bordro ve belge ekranlarına mobil erişimi önemli.

Aktarımın bedeli

Ayrı yazılımı seçtiğinizde asıl iş aktarımın nasıl yapılacağında düğümlenir. Üç soru netleşmeden karar vermeyin.

1. Aktarım ne sıklıkla çalışacak ve kim başlatacak? Ay sonunda tek seferlik dosya mı, günlük otomatik mi?
2. Bordro tarafında personel çıkışı ya da maaş değişikliği olduğunda ERP'deki kayıt nasıl güncellenecek?
3. Aktarım hatalı gittiğinde kim düzeltir ve düzeltme nasıl izlenir? Hatalı tahakkuk fişi yevmiyede kaldığında geri dönmek zordur.

Bu soruların cevabı yazılı olmalı. Entegrasyon kararı yazımızda aynı mantığı genel olarak anlattık. Bordro bağlantısında bakım sorumluluğunu sözleşmede ayrıca yazdırın. Detay için sözleşme kontrol listemize bakabilirsiniz.

Veri güvenliği ve yetki

Maaş bilgisi, firmada en sınırlı kişinin görmesi gereken veridir. Kişisel veri olarak da KVKK kapsamına girer. ERP içinde İK modülü kullanıyorsanız maaş alanlarını yalnızca İK ve muhasebe yöneticisinin görmesini sağlayacak rol tanımı yapılabiliyor mu diye bakın. Ayrı yazılımda ise erişim kayıtlarının nasıl tutulduğunu sorun. Yetkilendirme tarafı için görevler ayrılığı rehberimiz faydalı olur.

Maliyet tarafında nelere bakmalı

Fiyat karşılaştırması yaparken yalnızca modül bedeline bakmak yanıltır. Teklifleri şu kalemlerle yan yana koyun.

• Modül ya da ürün lisansı, çalışan sayısına göre mi yoksa sabit mi fiyatlanıyor?
• Yıllık bakım ve mevzuat güncelleme bedeli lisansa dahil mi, ayrıca mı?
• Aktarım ya da bağlayıcı için tek seferlik kurulum ve yıllık bakım ücreti var mı?
• Çalışan self servis, mobil erişim ve elektronik bordro gibi eklentiler ayrı kalem mi?
• Bordroyu dışarıdan hazırlatıyorsanız o hizmetin aylık bedeli, modül alırsanız ortadan kalkacak mı?

Fiyatlar üreticiye, çalışan sayısına ve kapsama göre belirgin biçimde değişir. Güncel rakam için ilgili üreticiden ya da iş ortağından yazılı teklif alın. Genel çerçeve için TCO rehberimizdeki kalem listesi buraya da uyar.

Mali müşavirle çalışan firmalar için not

Küçük ve orta ölçekli firmaların çoğunda bordroyu mali müşavirlik bürosu hazırlar. Bu durumda İK modülü almak çoğu zaman gereksizdir. Esas ihtiyaç, büronun hazırladığı bordro çıktısından muhasebe fişinin düzgün oluşmasıdır. Yani seçilecek şey bir modül değil, aktarım biçimidir. Büronun hangi formatta dosya verebildiğini ERP seçiminden önce öğrenin. ERP'nin bu dosyayı içeri alıp alamadığını demoda gösterin.

Firma büyüyüp bordroyu içeri almaya karar verdiğinde ters yol da mümkün. Bu yüzden personel ve masraf merkezi kodlarını baştan düzgün kurmak, ileride ayrılma ya da birleşme kararını ucuzlatır.

Karar verirken sık yapılan hatalar

1. Bordroyu "zaten ERP'de var" diyerek hiç denemeden kabul etmek. Modülün var olması mevzuat derinliğini garanti etmez.
2. Personel verisini iki sistemde elle bakımla tutmak. İlk ay çalışır, üçüncü ayda iki sistemin çalışan listesi birbirinden ayrılır.
3. Maaş verisini ERP'nin genel kullanıcı rolleriyle aynı yetkiye bağlamak.
4. Bordro sorumlusunu karar sürecine dahil etmemek. Bu işi her ay yapan kişi demoda en çok soruyu soracak kişidir.

Demoda uygulanacak test

Satıcının hazırladığı demo bordro size bir şey söylemez. Şunları kendi verinizle isteyin.

1. Gerçek bir çalışanın gerçek bir ayının bordrosunu (isim gizlenmiş olarak) girip brüt-net hesabını kendi bordronuzla karşılaştırın.
2. Ay ortasında işe giriş, ay ortasında işten çıkış ve ücretsiz izin senaryosunu çalıştırın.
3. Bordro sonrası muhasebe fişinin hangi hesaplara, hangi masraf merkezlerine düştüğünü gösterin.
4. SGK ve vergi bildirimlerinin hangi çıktılarla hazırlandığını ve bunların güncel mevzuata göre hangi sürümde olduğunu sorun.
5. Mevzuat değiştiğinde güncellemenin ne kadar sürede geldiğini ve ücretli olup olmadığını yazdırın.

Aday ürünleri karşılaştırma sayfalarımızda yan yana görebilir, Logo Tiger 3 Enterprise ile Microsoft Dynamics 365 Business Central gibi farklı sınıftaki ürünlerin kapsam farkını inceleyebilirsiniz. Üretim işletmeleri için üretim sektörü sayfamız, işçilik maliyeti açısından bakılacak noktaları özetliyor.

Karar için kısa çerçeve

Çalışan sayınız az ve bordro sadeyse, ERP içindeki modül hem maliyet hem kapanış hızı açısından avantaj sağlar. Bordro karmaşıksa ya da dışarıda hazırlanıyorsa ayrı yazılımla başlayıp aktarımı iyi tasarlamak daha güvenli. Her iki durumda da bordroyu ERP sürümlerinden bağımsız bir güvenlik ve bakım başlığı olarak sözleşmeye yazın.

Firmanıza yakın çözümleri görmek için uygun ERP bulma aracını kullanabilir ya da keşif formunu doldurabilirsiniz. Bağımsız bir görüş isterseniz demo sayfamızdan uzmanımızla görüşme planlayabilirsiniz.