ERP kullanıcı lisansı nasıl sayılır: tam, sınırlı ve salt okuma kullanıcılar

Bir ERP teklifini açtığınızda en kalabalık satır genellikle kullanıcı lisansıdır. "50 kullanıcı" yazıyorsa bu rakamı çoğunlukla firmadaki çalışan sayısından ya da satıcının tahmininden almışlardır. Oysa o 50 kişinin yarısı sisteme haftada bir kez girip bir onay verir. Diğer yarısı ise gün boyu fatura keser, stok hareketi işler. İkisine aynı lisansı ödemek ya da ikisini de yanlış gruba koymak bütçeyi bozar.

Bu rehberde lisans sayısını kendi başınıza nasıl çıkaracağınızı, teklifte hangi ayrımlara bakacağınızı ve sonradan sürpriz fatura gelmemesi için neyi yazılı almanız gerektiğini anlatıyoruz. Genel lisanslama biçimini (abonelik mi kalıcı lisans mı) ayrı bir yazıda ele aldık: SaaS mi kalıcı lisans mı. Burada konu, lisansın kaç kişiye ve hangi türde alınacağıdır.

Neden kullanıcı sayısı bu kadar önemli

Bulut ve abonelik modelinde kullanıcı başına aylık ücret, toplam maliyetin en doğrudan kalemidir. Kullanıcı sayısına yüzde on yanılmak, üç ya da beş yıllık sözleşmede ciddi bir fark yaratır. Toplam sahip olma maliyetinin diğer kalemleri için ERP maliyeti ve gizli kalemler rehberimize bakabilirsiniz. Lisans satırı onların içinde en kolay pazarlık edilen ama en kolay yanlış hesaplanan kalemdir.

Yanlış hesabın iki yönü var. Gereğinden fazla tam lisans alırsanız her ay kullanılmayan koltuklara ödersiniz. Gereğinden az alırsanız ya birileri paylaşılan hesapla çalışır ya da sonradan eklenen lisanslar liste fiyatından gelir.

Kullanıcı türleri: genel çerçeve

Üreticilerin adlandırması farklıdır ama mantık benzerdir. Çoğu üründe şu gruplar görürsünüz.

• Tam kullanıcı: Tüm modüllerde okuma, yazma ve kayıt oluşturma yetkisi olan kişi. Muhasebe, satın alma, üretim planlama ve stok sorumluları bu gruptadır.
• Sınırlı kullanıcı: Belirli bir işlem kümesiyle sınırlı kişi. Yalnızca finans ekranlarına ya da yalnızca lojistik ekranlarına erişen çalışan gibi.
• Hafif ya da ekip üyesi kullanıcı: Bilgi görüntüleme, onay verme, zaman ya da masraf girişi gibi sınırlı işler.
• Salt okuma kullanıcı: Yalnızca rapor ve kayıt görüntüler.
• Dış kullanıcı: Müşteri, tedarikçi, bayi, mali müşavir. Portal üzerinden sınırlı veri görür ya da giriş yapar.
• Cihaz lisansı: Bir kişiye değil bir cihaza bağlıdır. Depodaki ortak el terminali gibi.

Bu liste bir sınıflandırma örneğidir. Her ürünün kendi lisans kılavuzu vardır ve hangi işlemin hangi gruba girdiği orada yazar.

Üç üründe bu ayrım nasıl görünüyor

Karşılaştırma için üç yaygın ürünün resmî belgelerine baktık. Güncel koşulları her zaman üreticiden ya da çözüm ortağından teyit edin.

SAP Business One lisans kılavuzuna göre lisanslar kullanıcı adına tanımlanır ve çalışanlar arasında paylaştırılamaz. Ana türler Professional kullanıcı ile finans, lojistik ve müşteri ilişkileri gibi alanlarla sınırlı Limited kullanıcılardır.

Microsoft Dynamics 365 Business Central için Microsoft Learn sayfasında Essentials, Premium, Team Member ve External Accountant türleri sayılır. Premium, Essentials'a ek olarak üretim ve servis yönetimini kapsar. Team Member lisansı hafif katılım içindir ve kayıt oluşturma ya da işlem kaydetme için yetmez. Aynı belge, Business Central'da eşzamanlı kullanıcı kavramının olmadığını, sisteme girecek herkes için lisans gerektiğini belirtir.

Odoo kullanıcı başına aylık plan modeliyle satılır. Plan kapsamı ve iç kullanıcı ile portal kullanıcı ayrımı, ülkeye ve döneme göre değişebildiği için odoo.com üzerindeki güncel fiyat ve koşul sayfasına bakmanızı öneririz.

Üç üründe de kimin hangi işlemi yapacağını bilmeden lisans sayısı çıkarılamaz.

Kendi lisans sayınızı nasıl çıkarırsınız

Çalışan listesinden değil, işlem listesinden başlayın.

1. Rolleri çıkarın. Satış temsilcisi, satın almacı, depocu, muhasebeci, planlamacı, yönetici gibi. Her rol için sistemde yapacağı işlemleri yazın.
2. Her role bir sıklık verin. Günlük, haftalık, ayda bir. Ayda bir sisteme girip rapor alan genel müdürle gün boyu çalışan faturacıyı aynı hesaplamaya koymayın.
3. İşlem türünü ayırın. Kayıt oluşturuyor mu, onaylıyor mu, yalnız mı görüyor? Kayıt oluşturan herkes çoğu üründe tam kullanıcıya yakın bir gruba girer.
4. Vardiyayı hesaba katın. İki vardiya çalışan bir depoda aynı ekranı farklı kişiler kullanır. Adlandırılmış lisansta her kişi ayrı sayılır. Bu, yeni ERP projelerinde sık atlanan bir kalemdir.
5. Dış kullanıcıları ayrı listeleyin. Mali müşavir, bayi, taşeron, denetçi. Bunların lisans koşulunu satıcıdan yazılı isteyin.
6. Büyümeyi ekleyin. Önümüzdeki iki yılda alınacak kişi sayısı kadar yer bırakın ama hepsini baştan almayın. Sonradan ekleme fiyatını sözleşmeye yazdırın.

Bu liste çıktığında rol bazlı bir tablo elinizde olur. Aynı tablo yetki tasarımının da başlangıcıdır. Yetki ve görev ayrılığı konusunu ERP yetkilendirme ve iç kontrol rehberimizde ayrıntılı anlattık. İhtiyaç analizi aşamasında bu tabloyu çıkarmak için gereksinim listesi rehberimizi kullanabilirsiniz.

Örnek bir dağılım

Rakamlar tamamen varsayımsaldır, yalnızca mantığı göstermek içindir. 40 çalışanlı bir dağıtım firması düşünelim. Muhasebe ve finansta 4 kişi, satın almada 3 kişi, satışta 8 kişi, depoda iki vardiyada 10 kişi, yönetimde 4 kişi, geriye kalanlar ise ofis ve saha çalışanları. Depo çalışanlarının çoğu yalnızca mal kabul ve sevkiyat ekranını kullanıyor. Yöneticiler rapor bakıyor ve onay veriyor. Satış ekibi sipariş giriyor.

Bu firmada çalışan sayısı 40 ama tam lisans ihtiyacı belki 15 ila 20 arasındadır. Geri kalanı sınırlı, hafif ya da salt okuma türünde karşılanabilir. Tam sayı üreticinin lisans tanımına ve sizin süreçlerinize göre değişir. Önemli olan 40'ı doğrudan teklife yazmamaktır.

Teklifte sorulacak sorular

Satıcıdan şu cevapları yazılı alın.

• Hangi kullanıcı türleri var ve her birinin yapabildiği işlemler yazılı olarak hangi belgede?
• Kullanıcı türü sonradan değiştirilebiliyor mu? Değişim ek ücret doğuruyor mu?
• Ayrılan çalışanın lisansı başka birine devredilebiliyor mu, minimum süre var mı?
• Mali müşavir, bayi, müşteri ve tedarikçi gibi dış kullanıcılar nasıl lisanslanıyor?
• Entegrasyon, API ve e-belge servisleri kullanıcı sayısından bağımsız mı yoksa ayrı lisans gerektiriyor mu?
• Sonradan eklenen lisansın birim fiyatı sözleşme süresince sabit mi?
• Yıl sonunda kullanılmayan lisansı azaltabiliyor muyum, yoksa yalnızca yenileme tarihinde mi?

Bu soruların çoğu sözleşme pazarlığına da girer. Kapsamlı bir kontrol listesi için sözleşme öncesi kontrol listemize bakın.

Sık yapılan hatalar

Çalışan sayısını kullanıcı sayısı sanmak. Ofiste çalışan herkes ERP'ye girmez. Sahada çalışan mavi yakalı personelin çoğu için başka bir araç (el terminali, puantaj sistemi) daha doğru olabilir.

Ortak hesap kullanmak. Lisans maliyetini düşürmek için "depo" gibi tek hesaptan çalışmak adlandırılmış kullanıcı lisanslarında kuralları ihlal eder. Ayrıca hangi işlemi kimin yaptığı izlenemez.

Dış kullanıcıyı unutmak. Bayi portalı ya da mali müşavirin erişimi sonradan lisans maliyeti çıkarabilir.

Demo ortamındaki rol sınırını dikkate almamak. Demoda her şeyi görmek için tam yetkili hesap kullanılır. Gerçek hayatta sınırlı lisansla yapamadığınız bir işlem çıkabilir. Demoda her role kendi lisans türüyle giriş yaptırın. Demo değerlendirmesi için demo değerlendirme rehberimize göz atın.

Hangi model kime yakın

Küçük bir ekipte herkes birkaç işi birden yapıyorsa tam kullanıcı sayısı yüksek çıkar ve kullanıcı başına ücretli modeller pahalı gelebilir. Bu durumda sabit kullanıcı paketi sunan ya da kullanıcı sayısından bağımsız fiyatlayan ürünlere de bakmak mantıklıdır. Bulut ve abonelik temelli seçeneklerin yan yana görünümü için bulut ve SaaS ERP karşılaştırma sayfamızı kullanabilirsiniz. Kullanıcı sayınız büyük ve çoğu hafif kullanıcıysa, sınırlı ya da hafif lisans türü olan ürünler öne çıkar. Hangi çözümün sizin rol dağılımınıza uyduğunu görmek için keşif sayfasından firma profilinizi girebilir ya da uygun ERP bulma aracını deneyebilirsiniz. Bağımsız bir görüş isterseniz demo sayfamızdan uzmanımızla görüşme planlayabilirsiniz.

Fiyatlar üreticiye, pakete, ülkeye ve sözleşme süresine göre değiştiği için bu yazıda tutar vermedik. Her adayın güncel fiyatını üreticiden ya da yetkili çözüm ortağından teklif olarak isteyin.