ERP yatırımının geri dönüşü nasıl hesaplanır, yönetime hangi gerekçe sunulur

ERP projesi çoğu zaman bir yazılım teklifiyle başlar, bir onay toplantısında tıkanır. Toplantıda finans yöneticisi ya da ortaklardan biri aynı soruyu sorar: "Bu paranın karşılığı ne olacak?" Cevabın "daha düzenli çalışacağız" olması yetmez. Sayıya dökülmüş, kaynağı belli ve itiraz edildiğinde savunulabilir bir iş gerekçesi gerekir.

Bu rehber, bir ERP yatırımı için iş gerekçesini nasıl kuracağınızı, hangi maliyet ve faydaları sayacağınızı ve geri dönüş süresini abartmadan nasıl hesaplayacağınızı anlatıyor. Rakam vermiyoruz, çünkü sizin firmanızın rakamı başka bir firmanınkine benzemez. Hesabın iskeletini ve nerede hata yapıldığını gösteriyoruz.

İş gerekçesi neden ayrı bir belge

Teklif, satıcının hazırladığı bir fiyat listesidir. İş gerekçesi ise sizin kendi kurumunuza yazdığınız savunmadır. İkisi aynı şey değildir. Teklifte iç emek, veri temizliği, sezonluk verim kaybı ve eski sistemin kapatılma maliyeti yer almaz. Bunları siz yazarsınız.

İyi bir iş gerekçesi üç şeyi yapar. Birincisi, projenin neden şimdi yapılması gerektiğini söyler. İkincisi, maliyeti dürüstçe toplar. Üçüncüsü, faydayı ölçülebilir göstergelere bağlar ve kimin sorumlu olduğunu yazar. Gereksinimlerinizi henüz netleştirmediyseniz önce ihtiyaç analizi ve gereksinim listesi rehberimizi tamamlayın. Gereksinimi belli olmayan projenin faydası da belirsiz kalır.

1. Mevcut durumun maliyetini ölç

Geri dönüş hesabının en zayıf yeri genellikle başlangıç noktasıdır. "Şu an çok zaman kaybediyoruz" demek ölçü değildir. Bir ay boyunca şu soruların cevabını sayın:

• Ay sonu kapanışı kaç iş günü sürüyor ve kaç kişi çalışıyor?
• Aynı veri kaç farklı tabloya ya da programa elle giriliyor?
• Stok sayımı ile sistem arasındaki fark ne sıklıkta ve ne kadar çıkıyor?
• Hatalı fatura, yanlış sevkiyat ya da mükerrer ödeme yüzünden yılda kaç düzeltme yapılıyor?
• Müşteri sipariş durumunu sorduğunda cevap vermek kaç dakika alıyor?

Bu sayılar projeden önceki fotoğraftır. Proje bittiğinde aynı sayıları yeniden ölçeceksiniz ve fark, gerçek faydanız olacak.

2. Maliyeti eksiksiz topla

Maliyet tarafında yapılan klasik hata, yalnızca lisans ve uygulama bedelini yazmaktır. Eksiksiz bir liste şu kalemleri içerir:

• Lisans ya da abonelik bedeli, kullanıcı türlerine göre
• Uygulama, kurulum ve danışmanlık
• Veri taşıma ve veri temizliği
• Eğitim ve ilk dönem destek
• Entegrasyonlar: bankalar, e-belge, mağaza ya da saha cihazları
• Altyapı: bulutta abonelik içinde mi, kurumsal kurulumda sunucu ve yedekleme ayrı mı
• Yıllık bakım, güncelleme ve destek bedeli
• Projeye ayrılan iç ekibin emeği

Son kalem çoğu zaman yazılmaz. Oysa proje liderinin ve birim temsilcilerinin aylarca işlerinin bir kısmını bırakması gerçek bir maliyettir. Kalemlerin ayrıntısı için ERP maliyeti ve gizli kalemler rehberimizi kullanabilirsiniz. Lisans sayısını doğru çıkarmak da maliyeti doğrudan etkiler. Bunun için kullanıcı lisansı rehberimize bakın. Tüm bedeller için yazılım firmalarından yazılı, güncel teklif isteyin.

3. Faydayı üç gruba ayır

Fayda tarafında her şeyi tek sütuna yığmak hesabı şişirir. Üç grup halinde yazın:

Bu ayrım, toplantıda savunmanızı kolaylaştırır. Birinci gruptaki fayda tek başına maliyeti karşılamıyorsa bunu açıkça söylemek, ikinci gruba abartılı rakamlar yazmaktan çok daha güvenilirdir.

4. Geri dönüş süresini dürüst hesapla

En basit yöntem, toplam maliyeti yıllık net faydaya bölmektir. Net fayda, faydadan yıllık bakım ve abonelik gibi tekrarlayan maliyetlerin çıkarılmasıyla bulunur.

Geri dönüş süresi = toplam başlangıç maliyeti ÷ yıllık net fayda

Hesaplarken şu hataları yapmayın:

• Faydayı canlıya geçiş gününden başlatmayın. İlk aylar verim düşer, çünkü ekip yeni sistemi öğrenir. Fayda genellikle canlıdan birkaç ay sonra başlar.
• Eski sistemin kapanış tarihini unutmayın. Paralel çalışma dönemi iki sistemin maliyetini birlikte doğurur.
• Tek senaryoyla yetinmeyin. İyimser, gerçekçi ve kötümser olmak üzere üç senaryo yazın. Kötümser senaryoda bile proje kabul edilebilir bir yerde duruyorsa gerekçeniz sağlamdır.
• Fayda sahibi olmayan kalemi hesaba katmayın. Her faydanın yanına onu ölçecek kişinin adını yazın.

Daha fazla yıllık bakış isteyen finans ekipleri net bugünkü değer ya da iç verim oranı gibi yöntemleri de isteyebilir. Bunlar için finans ekibinizle kullanılacak iskonto oranını önceden uzlaştırın. Oranı sizin seçmeniz hesabın itibarını zedeler.

5. Zorunluluk ile tercih arasındaki farkı yaz

Bazı ERP projeleri geri dönüş hesabıyla değil, zorunlulukla başlar. Mevcut yazılımın desteğinin bitmesi, e-belge ya da raporlama yükümlülüklerinin genişlemesi ya da büyüme sonucu eski sistemin darboğaz olması bunlardandır. Bu durumda soru "yapalım mı?" olmaz, "hangi yolla en az maliyetle çözeriz?" olur. İş gerekçesi o zaman seçenekleri yan yana koyan bir karşılaştırmaya dönüşür: aynı zorunluluğu karşılayan üç çözümün beş yıllık toplam maliyeti. Yerli ve global çözümlerin bu açıdan farklarını yerli ve global ERP karşılaştırmamızda, abonelik modelinin etkisini bulut SaaS ERP karşılaştırmamızda bulabilirsiniz.

Destek programları da gerekçenize girer. Uygunluk koşulları değişebildiği için güncel durumu ilgili kurumdan doğrulayın. Genel çerçeve için KOSGEB destek programı yazımıza bakabilirsiniz.

6. Yönetime sunulacak belgenin iskeleti

Gerekçeyi uzun bir rapor yapmanız gerekmiyor. İki ya da üç sayfa yeter. Bölümler şöyle olabilir:

1. Neden şimdi: bir paragrafta sorun ve zorunluluk
2. Mevcut durum ölçümleri: yukarıdaki beş soruya verilen cevaplar
3. Seçenekler: en az iki, tercihen üç yaklaşım
4. Maliyet tablosu: yıllara dağıtılmış, iç emek dahil
5. Fayda tablosu: üç gruba ayrılmış, her kalemin sahibiyle
6. Üç senaryo ve geri dönüş süresi
7. Riskler: veri kalitesi, kullanıcı direnci, entegrasyon gecikmesi
8. Başarı göstergeleri ve ölçüm takvimi

Risk bölümünü atlamayın. Onay mercii, sorunlardan haberdar olduğunuzu görürse rakamlarınıza daha fazla güvenir. Kullanıcı direnci tarafı için kullanıcı benimsemesi rehberine göz atabilirsiniz.

7. Projeden sonra aynı ölçümü tekrarla

İş gerekçesi onaydan sonra çekmeceye girerse değerini yitirir. Canlıya geçişten üç ve on iki ay sonra ilk bölümdeki ölçümleri yeniden yapın, gerçekleşen değerleri gerekçedeki hedeflerle yan yana koyun. Tutmayan kalemler olacaktır. Bu normaldir ve bir sonraki yatırımda hesabınızı daha iyi kurmanızı sağlar. Canlı sonrası dönemin nasıl yönetileceği için ilk 90 gün rehberimize bakın.

Hangi sektörde nereye bakmalı

Faydanın ağırlığı sektöre göre kayar. Üretimde stok ve üretim planlama, ticarette tahsilat ve sevkiyat, hizmette zaman ve proje maliyeti öne çıkar. Kendi sektörünüzün ihtiyaç haritasını görmek için üretim sektörü sayfasıyla başlayabilirsiniz. Hangi yaklaşımın sizin için mantıklı olduğundan emin değilseniz keşif sayfamızdan mevcut durumunuzu anlatabilir ya da uygun ERP bulma aracını deneyebilirsiniz. Bağımsız bir uzmanla hesabınızı birlikte gözden geçirmek isterseniz demo talebi bırakabilirsiniz.