ERP'de çoklu para birimi ve kur farkı: demoda hangi senaryo sınanmalı

İhracat yapan, yurt dışından hammadde alan ya da dövizli kredisi olan bir firmada tek bir para birimiyle çalışan ERP yetmez. Faturanın dolar, hesabın euro, defterin Türk lirası olduğu bir ortamda en sık sorun kur çevirisinde çıkar. Kur farkları muhasebeye yanlış düşer, açık cari bakiyeler raporlarda tutmaz, ay sonu kapanışı iki gün uzar.

Bu rehber çoklu para birimi desteğini demoda nasıl sınayacağınızı, kurun nereden geldiğini, kur farkının hangi anlarda doğduğunu ve teklif aşamasında hangi soruları sormanız gerektiğini anlatıyor. Vergi uygulaması kısmında genel çerçeveyi veriyoruz. Tek tek işlemler için mali müşavirinizin görüşü esastır.

Çoklu para birimi ERP'de tam olarak ne demek

Üç ayrı kavram sık karıştırılır.

• İşlem para birimi: Faturanın ya da siparişin kesildiği para birimi. Örneğin 10.000 euroluk satış faturası.
• Yerel para birimi: Defterlerin tutulduğu para birimi. Türkiye'de yasal defterler Türk lirasıyla tutulur.
• Raporlama para birimi: Yönetimin ya da yurt dışı ortağın görmek istediği para birimi. Bazı firmalar grup raporunu dolar ya da euro olarak ister.

İyi bir ERP her hareketi hem işlem para biriminde hem Türk lirası karşılığıyla saklar. Cari kart, banka hesabı ve stok kartı da aynı mantıkla çalışır. Bir carinin bakiyesini hem dövizli hem Türk lirası olarak görebilmeniz gerekir. Yalnızca Türk lirası bakiye gösteren bir sistemde dövizli tahsilat takibi Excel'e kayar.

Kur nereden gelir

Demoda ilk soru şu olmalı: kur tablosunu kim, ne zaman ve hangi kaynaktan güncelliyor.

1. Otomatik çekim: Sistem Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası'nın yayımladığı kurları gün içinde ya da sabah belirli bir saatte alır. Hangi kur türünün (döviz alış, döviz satış, efektif) çekildiği ayarlanabilir mi diye sorun.
2. Elle giriş: Hafta sonu, resmi tatil ve ani kur hareketi günlerinde muhasebe kuru elle düzeltebilir. Bu işlemin kayıt altına alınıp alınmadığına bakın.
3. Sözleşmeli ya da sabit kur: Bazı müşterilerle belirli bir kurdan anlaşılır. Fatura bazında kuru elle değiştirmek mümkün olmalı ama yetkisi sınırlı olmalı.

Bir fatura için kullanılacak kur kuralı mevzuata bağlıdır. Yurt içi müşteriye kesilen dövizli e-faturada Türk lirası karşılığının gösterilmesi gerekir ve e-belge şemasında kur bilgisi için ayrı alan vardır. Hangi kurun esas alınacağı konusunda Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel e-Fatura kılavuzuna ve mali müşavirinize bakın. Yazılım firmasının "biz hallediyoruz" cevabı yeterli değildir. e-belge tarafını ayrıca e-belge yerleşik modül mü özel entegratör mü yazımızda ele aldık.

Kur farkı ne zaman doğar

Kur farkı iki farklı anda oluşur ve ERP ikisini ayrı ele almalıdır.

Gerçekleşmiş kur farkı. Faturayı keserken euro kuru bir, tahsilat gününde başka ise aradaki fark kayıtlara yansır. ERP tahsilat ya da ödeme kaydı girildiğinde faturanın kapandığı kurla tahsilat kurunu karşılaştırıp farkı otomatik olarak ilgili hesaba atabilmelidir. Kısmi tahsilatta da bu hesap doğru çalışmalıdır.

Gerçekleşmemiş (değerleme) kur farkı. Dönem sonunda açık duran dövizli alacak ve borçlar, vergi mevzuatındaki değerleme hükümlerine göre o dönem için ilan edilen kurla yeniden değerlenir. Vergi Usul Kanunu'nun 280. maddesi bu çerçevenin dayanağıdır. Hangi kalemin hangi kurla değerleneceği mali müşavirin alanıdır. ERP'nin işi bu değerlemeyi toplu olarak, geri alınabilir şekilde ve kontrol edilebilir bir önizlemeyle yapmaktır.

Demoda şu senaryoyu isteyin. Ocak ayında 10.000 euroluk fatura kesilsin, Şubat'ta 4.000 euro tahsil edilsin, ay sonunda değerleme çalıştırılsın, Mart'ta kalan tutar tahsil edilsin. Her adımda cari bakiye, kasa ya da banka, kur farkı hesapları ve mizan nasıl görünüyor, yan yana bakın. Bu tek senaryo çoğu zayıf uygulamayı ortaya çıkarır.

İhracat ve ithalat tarafı farklı çalışır

İhracat tarafında müşteriden döviz tahsil edersiniz. İthalat tarafında tedarikçiye döviz ödersiniz. İkisinde de kur riski vardır ancak ERP ekranları farklıdır.

• Satış siparişi ile fatura arasında kur değişirse sipariş tutarı mı fatura tutarı mı baz alınır, sistem bunu ayarlanabilir sunuyor mu?
• İthalatta gümrük beyannamesindeki kur ile tedarikçi faturasındaki kur farklıdır. Stok maliyetine hangisi yansır? Bu konu stok değerleme yöntemi seçimiyle doğrudan bağlantılıdır.
• Dövizli stok kartı ve dövizli fiyat listesi var mı? Fiyat listesini döviz cinsinden tutup satış anında Türk lirasına çevirmek ihracatçılarda sık kullanılan yöntemdir.

Bu ayrıntıların hangi ürün ile nasıl çözüldüğü ürüne göre değişir. İhracatçı firma ERP seçimi yazımızda ve ihracat sektör sayfamızda sektöre özel beklentileri bulabilirsiniz.

Banka ve kasa hesapları

Dövizli banka hesabınız varsa ERP bu hesabı hem döviz cinsinden hem Türk lirası karşılığıyla izlemelidir. Banka ekstresini içeri aktarırken kur farkı otomatik oluşuyor mu, yoksa muhasebeci her satırda elle mi düzeltiyor, bunu sorun. Dövizli kredi kullanıyorsanız faiz tahakkuku ile anapara değerlemesi ayrı satırlarda izlenmeli.

Kasa tarafında efektif döviz tutan firmalar için de aynı mantık geçerlidir. Küçük bir işletmede bile yurt dışı seyahat avansı ya da dövizli peşin tahsilat çıkabilir.

Raporlarda para birimi seçimi

Yönetim raporunda "bu ay kaç dolarlık satış yaptık" sorusuna iki farklı cevap vardır. Birincisi fatura günündeki kurla çevrilmiş toplamdır. İkincisi dönem sonu kuruyla yeniden çevrilmiş toplamdır. İki rakam birbirinden farklı çıkar ve ikisi de doğrudur. Hangisini gördüğünüz raporun üzerinde yazılı olmalı.

Ana veri düzeninizin bu noktada önemi büyüktür. Cari kartında para birimi alanı yanlış girilmişse, sonradan hareket görmüş bir kartın para birimini değiştirmek çoğu sistemde mümkün olmaz. Kart kodlaması ve kart açılış disiplini için ana veri yönetimi rehberimize bakın.

Eski sistemden geçerken açılış bakiyeleri

Çoklu para birimi sorunlarının büyük kısmı canlıya geçişte başlar. Dövizli açık faturaları Türk lirası toplam olarak aktarırsanız ERP bu kalemleri sonradan döviz bakiyesi olarak göremez. Tahsilat geldiğinde kur farkı da doğru hesaplanmaz. Açık kalemleri orijinal para birimi, orijinal tutar, fatura tarihi ve fatura kuruyla aktarın. Bu bilgi eski sistemde yoksa canlıya geçişten önce bulunması gerekir. Aktarım planının geri kalanı için veri taşıma rehberimize bakın.

Geçiş döneminde ilk ay sonunu da test ortamında bir kez deneyin. Dövizli bakiyenin değerlemesi, mizan ve cari ekstre eski sistemle karşılaştırılmalı. Fark çıkarsa nedenini canlıya geçmeden bulun.

Sık yapılan hatalar

Kur tablosunu kimsenin sahiplenmemesi. Otomatik çekim bir gün çalışmaz ve eski kurla fatura kesilir. Kur tablosunun günlük kontrolünü bir kişiye yazılı olarak verin.

Her şeyi Türk lirası kartta tutmak. Dövizli çalışan müşteriyi Türk lirası carisiyle açmak, dövizli tahsilat takibini imkansız kılar. Müşterinin fiilen hangi para biriminde çalıştığına göre kart açın.

Değerlemeyi son güne bırakmak. Dönem sonu değerleme çalıştırıldığında hatalı açık kalemler ortaya çıkar. Her ay kapanışta önizleme almak bu işi küçültür.

Demoda yalnızca tek para birimli senaryo görmek. Satıcı demoyu genelde sorunsuz çalışan Türk lirası akışıyla yapar. Dövizli akışı siz isteyin.

Teklif aşamasında sorulacak sorular

1. Kaç para birimi tanımlanabiliyor ve yeni para birimi eklemek ek lisans ya da ek hizmet bedeli gerektiriyor mu?
2. Kur kaynağı nedir, hangi kur türü kullanılıyor, güncelleme saati ayarlanabiliyor mu?
3. Gerçekleşmiş kur farkı otomatik mi oluşuyor, hangi hesaba atılıyor ve hesap planına göre ayarlanabiliyor mu?
4. Dönem sonu değerleme ekranı önizleme, geri alma ve kayıt oluşturma adımlarını ayrı sunuyor mu?
5. Dövizli e-fatura çıktısında kur bilgisi, Türk lirası karşılığı ve KDV tutarı e-belge şemasına uygun mu dolduruluyor?
6. Dövizli cari ekstre ve yaşlandırma raporu var mı?
7. Raporlama para birimi, yerel para biriminden bağımsız seçilebiliyor mu?

Cevapları sözlü bırakmayın. Demo notlarına ve teklif eklerine yazdırın. Sözleşme öncesi kontrol için sözleşme kontrol listemiz kullanışlıdır.

Hangi firma ne kadar derine inmeli

Yıllık birkaç dövizli faturası olan bir firma için temel çoklu para birimi desteği yeter, ihracat ya da ithalat işin ana gövdesiyse yukarıdaki senaryo mutlaka demoda çalıştırılmalıdır. Adayları ihracatçı için ERP karşılaştırma sayfamızda yan yana görebilirsiniz. Çoklu para birimi özelliklerinin ayrıntısı sürüme ve pakete göre değiştiği için her üreticinin kendi dokümanına ve demosuna bakın.

Aday listesini daraltmak için uygun ERP bulma aracımızı kullanabilir ya da keşif formunu doldurup bağımsız bir değerlendirme isteyebilirsiniz.